Menjadi Protap (Protokol Mantap)

Apa yang terbesit dalam pikiran ketika Anda mendengar kata Protokol? Kebanyakan dari kita pasti berpikir sesuatu peraturan yang kaku dan tegang. Saya juga memikirkan hal yang sama karena awalnya tidak ada pengalaman dibidang tersebut, namun hal terpenting adalah keinginan untuk terus belajar. Dalam artikel ini saya akan mengulas sedikit pengalaman menjadi Protokol di Kantor Otoritas Jasa Keuangan Provinsi Lampung sejak tahun 2016 (saat ini diberikan tugas lain menjadi Pengawas Bank tapi masih back up kegiatan protokol). Berdasarkan Undang-Undang No. 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan pada Pasal 1 Ayat 1, Protokol adalah serangkaian Kegiatan yang berkaitan dengan Aturan dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata  Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk Penghormatan kepada Seseorang sesuai dengan Jabatan dan/ atau Kedudukannya dalam Negara, Pemerintahan, atau Masyarakat.

Menelisik sejarah, kalimat protokol (Protokollon) pertama kali ditemukan pada manuskrip halaman pertama pada naskah di Yunani kuno dan seiring perkembangan zaman aturan Keprotokolan diterapkan untuk kegiatan kenegaraan yang berlaku secara Universal  dan menjadi acuan baik bagi Institusi Pemerintahan ataupun Non-Pemerintahan. Protokol juga dapat dikatakan sebuah seni karena merupakan suatu keahlian/keterampilan bahkan pada kasus tertentu dapat pula mengedepankan aspek intuisi sehingga memungkinkan fleksibilitas dalam pelaksanaan kegiatan.

Berdasarkan pengalaman saya, setidaknya ada beberapa hal yang seharusnya dilakukan oleh seorang Protokol, yaitu :

1.    Memahami tugas, pokok dan fungsi sehingga yang menjadi kebutuhan Pimpinan dapat terpenuhi dengan baik, mulai dari paham Tata Tempat, Tata Acara dan Tata Penghormatan.

2.    Berkoordinasi dan menjalin komunikasi dengan Protokol dari berbagai Instansi (Misal Instansi Vertikal, Instansi Lembaga Negara, Pemerintah Provinsi dan Protokol Kepresidenan)

3.    Mampu menjadi sumber informasi jika terdapat hal ditanyakan oleh Pimpinan (ini berkaitan dengan koneksi/relasi agar mendapatkan sumber informasi yang akurat).

4.    Memiliki wawasan yang luas serta inisiatif sehingga mampu menjadi problem solving baik bagi pimpinan maupun rekan protokol lain.

5.    Selalu update informasi terkait pemberitaan sehingga ketika dalam obrolan, seorang protokol langsung paham atas pembicaraan yang dibahas.

Dari sini kita bisa lihat, posisi Protokol dalam sebuah instansi sangat dibutuhkan dan menjadi penting terlebih ketika acara berlangsung dengan pihak eksternal (acara Kepresidenan/Gubernur/Instansi Vertikal/Lembaga Negara), karena dengan adanya Protokol mampu mengarahkan dan menjadikan Pimpinan sebuah instansi berada sesuai dengan jabatan dan kedudukannya.

 Oleh : Didi Kalnadi